Organi collegiali in presenza, a distanza e misti: funzionamento, verbali, conflitto di interessi, accesso e privacy

Il funzionamento degli organi collegiali

– nozione, definizione, caratteristiche

– potere di autoregolamentazione: regolamenti interni, atti generali e auto vincoli

– costituzione: quorum strutturale, insediamento dei nuovi componenti, passaggio di consegne

– convocazione e ordine del giorno

– sedute, videoconferenze, attività preparatorie, attività istruttorie, uso di strumenti telematici

– organi collegiali e l’utilizzo di piattaforme informatiche: convocazioni, ordine del giorno on-line, consenso

La verbalizzazione
– natura, funzione, struttura ed efficacia probatoria del verbale

– tecniche di redazione: verbale sintetico ed analitico

– redazione non contestuale del verbale: comunicazione preventiva e approvazione successiva

– minuta del segretario, registrazione fonica e redazione del verbale

– rifiuto di approvazione del verbale

– funzioni ed implicazioni dell’uso del promemoria (brogliaccio)

– relazione tra la discussione e la verbalizzazione

Gestione dei conflitti di interesse negli Organi collegiali

– conflitto di interessi reale e potenziale

– dichiarazioni dei membri

– valutazioni delle dichiarazioni

– come comportarsi di fronte a mendaci dichiarazioni

– novità dell’art. 16 del D.Lgs. 36/2023 (nuovo Codice appalti)

La deliberazione – atti degli organi collegiali e obbligo di motivazione

– deliberazione: quorum funzionale, voto palese, voto segreto, astensione (facoltativa e obbligatoria)

– decisioni adottate in presenza di conflitti di interesse, errati calcoli di voti o vizi procedimentali: rischi di nullità
e annullamento

Efficacia probatoria delle registrazioni e possibilità di utilizzo in contenziosi giudiziari o extragiudiziari

– efficacia probatoria delle chat di messaggistica istantanea

– utilizzo di video e di audio registrazioni

– limitazione delle finalità

– producibilità nei giudizi

Tutela della privacy e diritto di accesso alle registrazioni e ai verbali

– registrazioni e verbali come oggetto delle istanze di accesso. I brogliacci

– accesso documentale, civico e generalizzato

– rapporti tra accessi, riservatezza e privacy anche in riferimento ad eventuali obblighi di pubblicazione. In
particolare, accesso e pubblicazione dei verbali della commissione di gara

• Dirigenti e funzionari pubblici coinvolti nella gestione degli organi collegiali.
• Segretari e addetti alla verbalizzazione delle riunioni degli organi collegiali.
• Membri di organi collegiali, quali consigli comunali, assemblee e consigli di amministrazione.
• Professionisti e consulenti in ambito giuridico-amministrativo.
• Responsabili della gestione della privacy e della trasparenza negli enti pubblici e privati.

Non sono richiesti prerequisiti specifici, ma una conoscenza di base della normativa sulla privacy e sul
funzionamento degli organi collegiali può essere utile.

• Comprendere il quadro normativo che regola il funzionamento degli organi collegiali in presenza, a
distanza e in modalità mista.
• Redigere correttamente i verbali e gli atti degli organi collegiali.
• Gestire situazioni di conflitto di interessi in modo conforme alla normativa.
• Assicurare la tutela della privacy e l’accesso agli atti nel rispetto delle leggi vigenti.
• Implementare le procedure operative necessarie per garantire la validità delle sedute e delle
decisioni.